Huisstijl en flexibiliteit: 17 zaken om op te letten

De laatste jaren nemen oplossingen voor online creatie van documenten en hoge vlucht. Er komen steeds meer producten op de markt in alle soorten en maten. Het is niet eenvoudig om het kaf van het koren te scheiden. Hier is waar je op moet letten als je overweegt in dit soort oplossingen te investeren.

Een huisstijl is geen keurslijf!

Laten we eerst even opnieuw definiëren wat een huisstijl precies is. Een huisstijl bevat een aantal richtlijnen waar het merk aan moet voldoen om voor een consistente en herkenbare uitstraling te zorgen. Een huisstijl is echter geen keurslijf en moet voldoende flexibel zijn: de huisstijl moet geen beperking worden, maar juist een helder kader aanduiden waarbinnen de creativiteit op zijn beloop kan worden gelaten!

De meeste online oplossingen voor automatische opmaak werken op basis van sjablonen, waarin teksten of afbeeldingen kunnen worden geplaatst. Sjablonen moeten flexibiliteit bieden omdat anders maar een beperkt aantal documenten geschikt zijn voor online opmaak. Een titel of label vervangen of een andere foto plaatsen is relatief eenvoudig, maar een goede oplossing moet veel meer flexibiliteit leveren. Wat is de ultieme flexibiliteit?

Tussen huisstijl en sjablonen: 17 zaken die duiden op ultieme flexibiliteit.

Er zijn 17 vragen die we onszelf kunnen stellen wanneer we een online oplossing zoeken om onze marketing materialen mee te produceren. Tien daarvan gaan over sjablonen. Wanneer kan je pas echt spreken van een flexibel sjabloon? Hoe kunnen we de flexibiliteit van sjablonen toetsen?

1. Is de oplossing op basis van WYSIWYG modus?

Oftewel, kan je direct zien waar je mee bezig bent? WYSIWYG staat voor What You See Is What You Get. Sjablonen die op basis van de WYSIWYG modus zijn gecreëerd laten dus direct het eindresultaat zien tijdens het creatieproces.

Oplossingen die geen geautomatiseerde tool hebben voor het creëren van flexibele sjablonen, zullen de sjablonen stuk voor stuk in computercode moeten scripten. Dit is niet alleen een langdurig, maar ook een duur proces, en maakt alles ook minder gebruiksvriendelijk. Geautomatiseerde tools, geïntegreerd in het standaardproduct voor ontwerpers (InDesign) zijn beter in staat snel en correct sjablonen op te leveren.

2. Kan tekst automatisch schalen zodat langere teksten automatisch passen?

Sjablonen waarin lettergrootte automatisch aangepast wordt aan de lengte van teksten zijn erg handig. Als ze dan ook nog rekening houden met de huisstijl en de leesbaarheid van de tekst, hebben we het echt over flexibiliteit.

3. Kan tekst naar andere pagina’s stromen?

Stel, je hebt een sjabloon met een tekstkader van een bepaalde grootte. De tekst die jij daarin wil plaatsen is echter te lang en je huisstijl laat het schalen van de tekst niet toe. Een optie zou kunnen zijn om de tekst zodanig in te korten dat deze in het tekstkader past, maar je hebt wel ruimte op de volgende pagina. Ideaal is dan een oplossing die deze ruimte opmerkt, en zelf automatisch de tekst naar de volgende pagina laat stromen terwijl jij je uitsluitend kan blijven richten op het schrijven van de tekst.

4. Zijn er optionele fotoposities mogelijk op een pagina?

Sjablonen hebben vaak vaste kaders voor afbeeldingen op bepaalde delen van de pagina, maar niet altijd hoeft het zo te zijn dat je daar ook een afbeelding wilt plaatsen. Het handigste is dan natuurlijk dat het beeldkader automatisch verdwijnt: wordt er geen afbeelding of foto ingevoegd in het kader, dan zal de tekstkolom gewoon doorlopen.

5. Zijn style sheets met één klik aan te passen voor het hele document?

Stel je maakt een document voor een verschillende business unit of faculteit, of je hebt het document in een andere talenversie nodig. Kan je dan met één klik style sheets, zoals kleurstellingen, lettertypen, logo’s en taal wijzigen?

6. Kan een gekleurd tekstblok meegroeien met de tekst?

Een huisstijl die over verschillende achtergrondkleuren beschikt, is niet ongebruikelijk. Soms kan dat problemen geven, omdat je tekst bijvoorbeeld over de randen van het gekleurde vak loopt. Een oplossing is dan natuurlijk dat het sjabloon én het gekleurde tekstblok gewoon met de tekst mee groeien.

7. Kan een standaard pagina vervangen worden door een andere pagina met een compleet ander design?

Kan je met één klik de hele pagina vervangen terwijl de tekst en afbeeldingen blijven staan en zich automatisch aan het nieuwe design aanpassen?

8. Kan een titel over meerdere regels en passen de andere tekstcomponenten zich daaraan aan?

Echt flexibele sjablonen zouden bij wijze van spreken constant interactie mogelijk moeten maken tussen tekstkaders op de pagina, en een groot aanpassingsvermogen moeten hebben. Als een titel bijvoorbeeld langer is dan gedacht, moeten de andere tekstskaders makkelijk plaats kunnen maken.

9. Kun je schalen in het aantal pagina’s?

Kan je een brochure van acht pagina’s bijvoorbeeld veranderen in een brochure van vier pagina’s of andersom?

10. Is “croppen” van foto’s mogelijk en wordt de dpi gemeten?

Kan je direct in de template de foto’s “croppen”, oftewel bijsnijden? En kan het beeldkader direct bij het invoegen van de foto aangeven of de resolutie van de afbeelding groot genoeg is voor printkwaliteit? Een sjabloon die automatisch de dpi (dots per inch) meet en bij het op maat snijden blijft meten of de foto nog steeds printproof is, zorgt dat je niet zelf in een apart fotoprogramma te werk moet.

Bevoegdheden, goedkeuringen en versiebeheer.


Echt flexibel is een oplossing als het zelfs mogelijk is bevoegdheden toe te wijzen per gebruiker. Een vrijwilliger kan dan bijvoorbeeld alleen een adreskader aanpassen en een logo plaatsen, maar heeft geen bevoegdheden om andere teksten te wijzigen. Hoe flexibel kan software zijn op het gebied van bevoegdheden, goedkeuringen en versiebeheer?

11. Zijn velden voor editors vast te zetten zodat deze niet gewijzigd kunnen worden?

Is het bijvoorbeeld mogelijk om alleen Franchisers de mogelijkheid te geven om NAW gegevens aan te passen (of zelfs te kunnen inzien) in een brochure?

12. Is versiebeheer aanwezig?

Beschikt de oplossing over een tool die automatisch identificatienummers toewijst en oudere versies opslaat in een handig systeem, zodat je altijd de geschiedenis van een bepaalde versie kan terughalen?

13. Kun je zelf goedkeuringen instellen voor publicaties en bestellingen en gaat dat via e-mail notificaties?

Een oplossing waarin een bepaalde hiërarchie kan worden vastgelegd, omzeilt eindeloze mails die heen en weer gaan. Een vrijwilliger kan bijvoorbeeld een aanpassing maken, waarbij een vaste medewerker direct een notificatie krijgt om de nieuwe versie te bekijken en al dan niet goed te keuren. Een extra handigheid die ook het werkproces flexibeler kan maken.

14. Zijn permalinks mogelijk zodat gepubliceerde documenten meteen beschikbaar zijn op de website?

Een flexibele oplossing zou het ook mogelijk moeten maken om PDF’s direct online beschikbaar te maken via permalinks.

15. Kunnen DM campagnes worden aangemaakt met variabele data?

Geeft de oplossing de optie om direct mail campagnes aan te maken met variabele data, zodat je bijvoorbeeld alleen een excel lijstje hoeft te uploaden?

Tot slot, meertaligheid en integraties

Als de oplossing aan bovenstaande eisen voldoet, zijn er nog een aantal belangrijke aspecten om rekening mee te houden:

16. Is meertaligheid mogelijk?

Voor Internationale opererende bedrijven is het daarnaast ook van belang dat de sjablonen met meertaligheid overweg kunnen. Dit is vooral van belang als er een verschillend alfabet of niet-westerse talen worden gebruikt, zoals Chinees, Japans, Koreaans, maar ook Russisch of Thai.

17. Zijn er integraties met andere applicaties?

Integratie van functies is een heel belangrijke. Want wat heb je aan een online creatie mogelijkheid als je geen toegang hebt tot al je foto’s? Een integratie met een beeldbank kan dan erg van pas komen. Maar als je het bestand daarna wilt bestellen, dan is een integratie met een bestelomgeving ook erg handig. Liefst uiteraard met een wereldwijd print netwerk om ook internationale klanten goed te kunnen bedienen.

Daarnaast is content vaak opgeslagen in externe databronnen. Een goede online creatie oplossing heeft mogelijkheden met deze externe bronnen te koppelen en teksten en foto’s automatisch te importeren in sjablonen.

Meer weten? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief (het formulier staat onderaan de pagina), want we willen hier nog zoveel over kwijt dat dit vraagt om een whitepaper!

Terug naar nieuws